Hay una inflación de los indicadores clave de rendimiento (KPI) en la industria. En mis últimas publicaciones, he explicado cómo los KPI a menudo están equivocados y por qué los KPI malos y falsificados son un gran desperdicio. Sin embargo, no se puede ejecutar una corporación más grande sin KPI. En esta publicación, finalmente le daré algunos consejos sobre (1) lo que debe hacer para medir un buen KPI y (2) cómo evitar KPI falsificado.
Cómo crear KPI útiles
Antes de continuar con la forma de evitar la falsificación de KPI, primero analicemos lo que necesita para un buen KPI.
Mide solo lo que necesitas absolutamente
La primera sugerencia es medir solo el KPI que realmente necesita. Esto parece obvio, pero desafortunadamente, en muchas organizaciones no lo es. Solo cuente por un momento cuántos KPI hay en su organización, o cuántos se mide a sí mismo o con su equipo. Si todavía crees que este es un buen número, pregúntate: ¿Cuántos utilicé para iniciar proyectos de mejora o le advertí sobre problemas futuros?
Por lo tanto, asegúrese de que cualquier KPI que mida sea realmente relevante para el éxito de la organización. En el lenguaje de la industria, estos también a menudo se denominan factores críticos de éxito (CSF). Una planta que mide 45 KPI de logística diferentes (ejemplo real) no puede tener todos ellos relevantes. En cualquier caso, nadie realmente mira 45 KPI diferentes. Si bien suena contra intuitivo, menos es más para KPI.
Implementando KPI Lean en la Manufactura
En el contexto de la fabricación esbelta o kpi lean manufacturing, la selección de KPI es particularmente crítica. Los KPI lean deben alinearse con los principios de mejora continua y eliminación de desperdicios. Estos KPIs deben reflejar el rendimiento en áreas clave como la calidad del producto, la eficiencia de los procesos y la satisfacción del cliente. Por ejemplo, un kpi lean efectivo podría ser el tiempo de ciclo reducido, que mide la rapidez con la que un producto puede pasar por todo el proceso de producción sin sacrificar la calidad.
Usar mediciones temporales para proyectos
A veces necesitas un KPI más detallado para los proyectos. Dependiendo de lo que quiera mejorar, necesitaría medir el estado actual y también la situación después de que se complete el proyecto. Para esto, algunos KPI adicionales pueden ser útiles. Sin embargo, existe una tendencia a mantener estos KPI incluso después de que se complete el proyecto. Asegúrese de que una vez que se complete el proyecto, la medición del KPI también se detenga, o al menos se revise su necesidad.
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Optimizando con KPIs Lean Manufacturing
En la manufactura esbelta, los kpis lean manufacturing juegan un papel vital en el seguimiento del progreso y el éxito de las iniciativas de optimización de procesos. Estos KPIs lean deben diseñarse para proporcionar información oportuna y precisa que pueda usarse para tomar decisiones informadas y ajustes rápidos en el piso de producción. Por ejemplo, el seguimiento del tiempo de inactividad de las máquinas o el tiempo de cambio puede ayudar a identificar áreas de mejora continua en el flujo de trabajo y la productividad.
Ocasionalmente, la limpieza ya no necesita KPI
A pesar de los buenos esfuerzos para evitar una acumulación de KPI, es probable que con el tiempo se agreguen nuevos KPI. Asegúrese de que los KPI existentes se verifiquen regularmente y que los KPI antiguos se descarten.
Estructura KPI en cascada
Idealmente, el KPI debería ser parte de una estructura en cascada en toda la organización. Debería ser posible agregar KPI en los grupos de nivel inferior en un KPI para el departamento. Los KPI del departamento deben agregarse en uno para la planta, que luego se agregan en una unidad de negocios y eventualmente en un KPI para ejecutivos de alto nivel.
KPI INTELIGENTE
Término acuñado por el gurú de la gestión Peter Drucker. En su opinión, los buenos KPI tienen que ser:
- Específico
- Mensurable
- Alcanzable
- Pertinente
- Limitados en el tiempo
En mi opinión, especialmente «4: Relevante» es importante para evitar el desperdicio, aunque los otros cuatro también son muy recomendables.
Contramedidas contra KPI Fudging
La discusión anterior le ayuda a establecer KPI útiles. Sin embargo, incluso con un buen KPI siempre existe la tentación de falsificar los números en lugar de hacer el trabajo real de mejorar el sistema. Algunos caerán en esa tentación. Sin embargo, un KPI falso es aún peor que ningún KPI. La mejor situación, por supuesto, es saber (tener un buen KPI válido). Lo peor es no saber, pero ser consciente de no saber (no tener KPI). Sin embargo, lo peor es no saber, sino creer que lo sabes (creer que un KPI es cierto, mientras que en realidad es incorrecto). Por lo tanto, si pasa por todos los problemas de crear y medir un KPI, asegúrese de que sea correcto.
Mantenga las medidas tan simples como sea posible
Cuanto más simple es la medición, más difícil es eludir. Aunque, en general, no es difícil eludir los KPI. Incluso los KPI relativamente simples como OEE o el rendimiento de la entrega son regularmente falsificados (vea una de mis publicaciones favoritas en los tres métodos principales sobre cómo falsificar su OEE). Sin embargo, si la medición es simple, es más fácil desacreditar dicha falsificación.
Un ejemplo de una medición que es compleja suele ser cualquier cosa relacionada con el costo del producto o el dinero en general. Si el producto es demasiado caro, simplemente asuma menores gastos relacionados con la garantía, o modifique algunas otras suposiciones, y el mismo producto se está volviendo milagrosamente más barato, al menos en papel. El costo de la garantía tiene el beneficio adicional de que la persona a cargo probablemente estará en otro lugar cuando estos costos aparezcan unos años más tarde.
Verificar, verificar y verificar nuevamente
Verifique su KPI. Dependiendo de la cantidad de KPI, por supuesto no podrá verificarlos todo el tiempo. Pero debe hacer todo lo posible para verificarlos de vez en cuando. Hay diferentes maneras de hacerlo.
¿Los KPI coinciden con otros KPI? Por ejemplo, si le dicen resultados de entrega, verifique ocasionalmente con sus clientes más grandes si también miden su rendimiento de entrega. Si sus muchachos afirman que son 98% a tiempo en su totalidad y su cliente solo ve el 63%, entonces un lado debe estar equivocado. Incluso si su cliente no mide el rendimiento de su entrega, puede decirle los porcentajes y solicitar el comentario del cliente. (Nota: la risa significa que probablemente no eres tan bueno como alguien quiere que creas). Tales controles cruzados son a menudo posibles.
¿Puedes consultar en persona? Visite plantas o sitios e intente ver si los KPI reclamados parecen posibles. Si se afirma que una máquina tiene un OEE del 93%, deténgase para ver si realmente está funcionando. Si están orgullosos de su bajo inventario, mire el inventario. ¿Es fácil estimar el número de paletas y combinar esto con el consumo de material observado para estimar el alcance del inventario? Si reclaman una maravillosa entrega Just-in-Time, pregunte a los operadores. Si te están contando acerca de su maravillosa nivelación, obtén el patrón de nivelación y compara después lo que realmente se produjo (ver, por ejemplo, The Folly of epei Leveling in Practice). En cualquier caso, no anuncie su visita o cheque, solo ingrese y verifique. ¡Ah, y lea mi artículo sobre Cómo engañar a su visitante, o a qué no prestarle atención durante una visita a la planta!
¡Obtenga ayuda de un tercero que le informe directamente! Probablemente hay demasiados KPI para que usted pueda verificar, especialmente si está más arriba en la jerarquía. En este caso, puede externalizar estos controles. Tal vez un asistente pueda ver si la realidad coincide con los números. Los consultores externos también son populares especialmente para esta tarea, aunque generalmente no es la razón principal por la que son contratados.
¡Usa el sentido común! ¡Definitivamente use el sentido común! Si los números suenan sospechosos, probablemente lo sean. Si el OEE excede el 100%, esto significa que produjeron más partes que el máximo teórico. Lo mismo para rendimientos de entrega superiores al 100%. O un ejemplo de la historia: durante la gran hambruna en China (1958–1962), los líderes locales exageraron mucho la cantidad de alimentos producidos en un campo, y finalmente reclamaron cantidades que habrían cubierto el campo a 4 pies de profundidad de grano. En ese momento, incluso Mao dejó de creerles, pero como hijo de un granjero debería haberlo sabido mucho antes.
Por cierto, las personas nuevas en una posición tienen menos probabilidades de fraude, ya que aún no conocen el proceso de fraude, o al menos no lo controlan. Además, es una estrategia bien conocida para eliminar todas las falsificaciones de números al comenzar una nueva posición, en cuyo caso el ocupante anterior tiene la culpa de la falsificación, mientras que el ocupante actual se muestra honesto. Con el tiempo, sin embargo, la fudging puede aumentar nuevamente, lo que lleva a una mejora percibida, hasta que el siguiente ocupante de la posición restablezca la fudging nuevamente. Con el tiempo, esto puede dar como resultado un patrón de diente de sierra, aunque esto generalmente se pierde en las idas y venidas de la gerencia en diferentes posiciones.
En general, estas comprobaciones le indicarán qué KPI son (probablemente) válidos y qué KPI son (probablemente) no. Por lo tanto, esto también le dirá en cuál de sus personas puede confiar (probablemente) y cuáles no (probablemente), lo que nos lleva al siguiente punto:
Castigar a los mentirosos
Si descubres que te han engañado, ¡toma medidas o serás el tonto! Si está seguro de que una de sus personas le proporciona información falsa, debe emitir una advertencia severa. Si se trata de un delincuente reiterado, es posible que deba intercambiar a la persona. Este comportamiento tiene que detenerse de una forma u otra. Si permites este tipo de artimañas, lastimas a la compañía, lastimas tu reputación y fomentas aún más artimañas.
Resumen
En general, los KPI significativos, correctos y no demasiados son parte de una organización sólida. Si puede tomar medidas eliminando los KPI innecesarios o comprobando la validez de los KPI, hágalo. No requiere mucho esfuerzo, pero puede simplificar bastante la vida. En cualquier caso, ¡sal y organiza tu industria!
Ver también
Roser, Christoph. «Richtig Messen – KPIs Zum Nutzen Des Unternehmens Einsetzen». Yokoten 5, no. 1 (2016): 26–29.
