Cómo un Programa de Sugerencias de los Empleados puede ayudar a mejorar los procesos de la empresa

Bienvenidos a nuestro artículo sobre cómo un Programa de Sugerencias de los Empleados puede ser una herramienta poderosa para mejorar los procesos de su empresa. En un entorno empresarial cada vez más competitivo, es fundamental aprovechar todas las oportunidades para optimizar la eficiencia y la productividad. Los empleados son una fuente valiosa de conocimiento y experiencia, y a través de un programa de sugerencias bien
estructurado, pueden contribuir de manera significativa a la mejora continua de los procesos. En este artículo,
exploraremos los beneficios de implementar un programa de sugerencias de empleados efectivo y proporcionaremos un paso a paso para su implementación.

Muchas empresas olvidan que los empleados que trabajan todos los días en una determinada tarea saben cómo hacer su trabajo de la mejor manera.

Cuando se lanza un nuevo proceso, los empleados pueden proporcionar la mejor retroalimentación que necesita para mejorar o rectificar.

Beneficios de un Programa de Sugerencias de los Empleados

Implementar un programa de sugerencias de empleados puede ofrecer una amplia gama de beneficios para su
organización. Aquí destacamos algunos:

• 1. Mejora de procesos: Los empleados que trabajan diariamente en los procesos operativos son los que
  mejor entienden los desafíos y las oportunidades de mejora. Sus sugerencias pueden identificar cuellos de
  botella, ineficiencias y áreas donde se pueden hacer ajustes para lograr una mayor eficiencia.
• 2. Impulso de la creatividad: Al fomentar la participación de los empleados y alentarlos a
  compartir sus ideas, se fomenta un ambiente de trabajo más creativo. Esto puede llevar a soluciones
  innovadoras y mejoras disruptivas en los procesos existentes.
• 3. Mayor compromiso de los empleados: Al dar a los empleados la oportunidad de contribuir de manera
  significativa a la mejora de la empresa, se fomenta un mayor sentido de pertenencia y compromiso. Esto a
  su vez puede aumentar la moral y la motivación en el lugar de trabajo.
• 4. Optimización de recursos: Las sugerencias de los empleados pueden ayudar a identificar formas de
  optimizar el uso de recursos, ya sea en términos de tiempo, dinero o materiales. Esto puede resultar en
  ahorros significativos para la empresa.
• 5. Fortalecimiento del trabajo en equipo: Un programa de sugerencias de empleados puede fomentar la
  colaboración y el trabajo en equipo. Los empleados pueden trabajar juntos para desarrollar ideas y
  soluciones, lo que promueve una cultura de colaboración y mejora continua.
• 6. Identificación de problemas tempranos: Los empleados que están directamente involucrados en los
  procesos operativos son los primeros en identificar posibles problemas o riesgos. Sus sugerencias pueden
  ayudar a detectar y abordar estos problemas antes de que se conviertan en desafíos mayores.

Aunque el implantador ha barajado todas las posibilidades y ha realizado pruebas, son los empleados los que dedican un elevado número de horas a realizar esta tarea, por lo que tienen capacidad para considerar cualquier buena práctica. Por supuesto, esta retroalimentación debe ser considerada en términos objetivos, y en el caso de una aplicación global debe ser un cambio estandarizado.

Una vez que los procesos están implementados y madurados, es decir tiene un largo recorrido en el tiempo, los empleados son los que mejor saben cómo funciona, han dedicado muchas horas a esta tarea, por lo que están bien capacitados para proponer mejoras. Detalles o ideas que no se les habían ocurrido a los encargados o diseñadores.

Implementación de un Programa de Sugerencias de Empleados

Para aprovechar al máximo un Programa de Sugerencias de Empleados, es importante seguir un proceso claro y estructurado. Aquí está el paso a paso:

Paso 1: Comunicación y Promoción

El primer paso es comunicar claramente el propósito y los beneficios del programa a todos los empleados. Esto puede hacerse a través de reuniones, correos electrónicos, carteles y otros medios de comunicación interna. Destaque cómo las sugerencias de los empleados pueden marcar la diferencia y mejoren los procesos de la empresa. Promueva la participación y anime a todos a contribuir con sus ideas.

Paso 2: Establecimiento de un Proceso de Sugerencias

Defina un proceso claro y fácil de seguir para que los empleados presenten sus sugerencias. Esto puede incluir
formularios en línea, buzones físicos para sugerencias o incluso reuniones periódicas para discutir ideas. Asegúrese de que el proceso sea transparente y que los empleados se sientan cómodos al presentar sus sugerencias de manera
anónima si lo desean. También es importante establecer plazos para la revisión y respuesta a las sugerencias
presentadas.

Paso 3: Revisión y Evaluación de las Sugerencias

Una vez que se reciben las sugerencias, es importante revisarlas de manera oportuna y realizar una evaluación
justa. Considere la viabilidad y el impacto potencial de cada sugerencia. Priorice las ideas que puedan tener un
impacto significativo en los procesos y que sean factibles de implementar. Recuerde reconocer y agradecer a los
empleados cuyas sugerencias se implementen.

Paso 4: Implementación y Seguimiento

Una vez que se seleccionen las sugerencias para su implementación, es fundamental asignar los recursos necesarios y establecer un plan de acción claro. Comunique los cambios a todos los empleados y proporcione actualizaciones periódicas sobre el progreso. Realice un seguimiento de los resultados y evalúe la efectividad de las mejoras implementadas.

Paso 5: Retroalimentación y Reconocimiento

La retroalimentación y el reconocimiento son elementos clave para mantener el compromiso de los empleados con el programa. Proporcione comentarios constructivos a los empleados cuyas sugerencias no se implementen y explique
las razones detrás de la decisión. Reconozca públicamente a los empleados cuyas ideas hayan llevado a mejoras
significativas. Esto fomentará un ambiente de confianza y alentará a más empleados a participar en el programa
de sugerencias.

Paso 6: Mejora Continua

El último paso en la implementación de un Programa de Sugerencias de Empleados es fomentar la mejora continua. Este
programa no debe verse como un evento único, sino como un proceso en constante evolución. A medida que se
implementan las mejoras sugeridas, es importante evaluar su efectividad y buscar nuevas oportunidades de
optimización. Fomente la participación continua de los empleados y brinde apoyo para la generación de nuevas
ideas. Mantenga una comunicación abierta y transparente, y demuestre que las sugerencias de los empleados son
valoradas y tomadas en serio.

Las ideas que puede generar un empleado pueden ser muy valiosas para la empresa tal vez para reducir costes, aumentar las ventas, mejorar la seguridad de los empleados, mejorar las condiciones del entorno laboral, incluso por qué no, ideas sobre cómo mejorar las cualidades del producto o servicio.

A modo de ejemplo, les diré que muchas de las empresas fabricantes de automóviles tener implementados programas de sugerencias de empleados, esto les permite ahorrar costes, un solo proceso puede no suponer un ahorro de costes significativo, pero las ideas de muchos empleados pueden suponer un ahorro considerable a nivel global.

En una empresa del sector automotriz, un empleado realizó una tarea muy sencilla, cuando los autos terminaron el proceso de ensamblaje y estaban listos para ir al área de almacenamiento, este empleado realizó la última operación que consistió en cerrar manualmente la puerta del baúl del auto. .

Este sencillo proceso empleó a 3 trabajadores a lo largo de los 3 turnos que tenía la fábrica, tarea a la que dedicaban el 100% del tiempo de su jornada.

Uno de los empleados ideó un sistema mecánico muy simple con un costo de inversión muy bajo. Un dispositivo en forma de brazo y una goma en forma de mano (no se los detalles técnicos) lo importante es que el vehiculo cuando pasaba por el final de la linea el dispositivo permitía que la cajuela fuera suavemente cerrado sin ningún incidente.

• Esta simple idea ahorró a 3 empleados de tiempo completo por día para realizar esta función. Imagine los ahorros significativos que se podrían hacer por año.
• Por supuesto, los empleados no fueron despedidos sino reasignados a otras áreas donde había una mayor necesidad de personal.
• Y el empleado al que se le ocurrió la idea fue recompensado con un buen premio basado en el valor que aportó su sugerencia.
• Esto puede no ser un gran ahorro para una empresa tan grande, pero cuando muchos empleados tienen este tipo de ideas, los ahorros acumulados durante un período de tiempo pueden ser sustanciales.

En un entorno empresarial cada vez más competitivo y con menores márgenes, conseguir ahorros de costes, mejorar procesos o formas de incrementar las ventas tiene un alto valor.

El problema es que en muchas empresas no se escucha a los empleados por varias razones, algunas de ellas tienen tan poco sentido como decirles a los empleados que tener ideas no es parte de su trabajo, seguro te suena a algo. Una gran oportunidad desaprovechada por la dirección, ya que podrían mejorar procesos a coste cero o muy bajo.

En muchas ocasiones, la dirección tiene una percepción equivocada de los empleados, considerándolos meros instrumentos productivos incapaces de tener buenas ideas.

En otras empresas, la gerencia obtiene una ventaja de costo cero de las ideas de los empleados, y esto les permite ser competitivos. Este es el caso de los empleados comprometidos con la empresa y una dirección que los escucha y los considera un activo valioso para la empresa.

Pero los empleados no siempre están motivados para dar buenas ideas, por eso hay empresas que implementan un programa de sugerencias con recompensas. La empresa siempre tiene que ganar por lo que la recompensa tiene un coste menor que el beneficio que aporta la idea. Aún así, todos ganan y los empleados están motivados para tener buenas ideas.

Para implementar un programa de sugerencias el sistema debe ser motivador, transparente y fácil de aplicar.

Un equipo de revisión y aprobación de sugerencias puede dedicar una pequeña parte de su tiempo a analizarlas, evaluarlas y aprobarlas.

Los requisitos, las reglas y quién puede hacer una solicitud de sugerencia deben estar establecidos y deben ser muy claros para todas las partes.

En el siguiente ejemplo realizado con excel se puede ver un formulario para gestionar la solicitud de sugerencias.

Si vas a implementar un programa de sugerencias, puedes tomar como base este modelo de excel .

Si una empresa me preguntara cómo crearía un sistema para controlar solicitudes y aprobaciones, usaría un software saas, es decir, uno en línea o en la nube que permitiría a los empleados escribir solicitudes y llegaría un comunicado al equipo de supervisión para analizar y comunicar la decisión al solicitante.

Algo similar hicimos con el ERP ODOO pero para la comunicación de solicitudes de órdenes de compra.

De todos modos, puedes echar un vistazo a la plantilla de Excel gratuita para solicitar sugerencias o ideas de los empleados.

Descarga esta plantilla aquí