Sistema Kanban triangular simple para suministros de oficina

Sistema Kanban triangular simple para suministros de oficina

Un proceso Kanban LoopLos sistemas Kanban son de gran ayuda en la industria, asegurando una disponibilidad constante de piezas y productos sin exceso de stock. Sin embargo, los Kanbans no se limitan necesariamente al uso industrial. En esta publicación describiré un sistema Kanban simple para suministros de oficina. Este sistema también se conoce a veces como triángulo kanban. Un beneficio de este sistema es que mejorará la disponibilidad de bolígrafos, papel y otros suministros. Sin embargo, un segundo beneficio importante es que esto proporciona un oportunidad sin riesgos para capacitar a su gente en la creación y uso de sistemas Kanban.

Sistema Kanban simple para suministros de oficina

El principio de reposición de suministros de oficina es similar a la reposición de piezas y productos industriales. En un momento usted ordena más, y algún tiempo después llegarán los productos. También tiene los mismos problemas que con las piezas industriales. Cuando se da cuenta de que no tiene existencias, generalmente es cuando necesita los productos. Por lo tanto, tomar el control de la información y el flujo de material puede ayudar. Sin embargo, si bien puede establecer un sistema completo con tarjetas kanban en todos los paquetes, reglas definidas para supermercados, calcular el número de Kanban, establecer tamaños de lote y muchos otros detalles, esto se siente exagerado para simplemente pedir bolígrafos.

Por lo tanto, la simplicidad es la clave. Por lo general, los suministros de oficina son bastante económicos. Por lo tanto, aunque minimizar el inventario suele ser un gran problema en la industria, el esfuerzo generalmente no vale la pena para ahorrar unos cuantos bolígrafos. El mayor problema es quedarse sin plumas. Permítame explicarle mi método usando mis bolígrafos retráctiles Uni-ball Jetstream retráctiles favoritos como ejemplo. Esto es lo que hago:

Kanban para plumas
Kanban para plumas

Tengo varias cajas de bolígrafos en el gabinete de suministros de oficina. Solo la última caja tiene una tarjeta kanban laminada de color adjunta. En esta tarjeta dice:

If you open this box, put the card on the assistant's desk.
Assistant: Re-order three boxes Uni Ball Jetstream Pens in Blue, Number xyzabc.

Como resultado, cada vez que estamos en el último cuadro, se le informa al asistente que vuelva a ordenar más bolígrafos. El asistente recoge esta y otras tarjetas y, una vez por semana, ordena suministros de oficina. Cuando llegan los suministros, el asistente pega la tarjeta en la última caja con cinta adhesiva y el ciclo puede comenzar de nuevo. Como todas las personas en la oficina están informadas sobre este sistema, ha funcionado perfectamente para mí durante muchos años.

En la industria, estos sistemas kanban individuales también se conocen como triángulo kanban, ya que el kanban a menudo tiene forma triangular. El número de partes después del triángulo kanban tiene que cubrir el tiempo hasta que el sistema pueda reponer el inventario (el tiempo de reposición).

triángulo-kanban
Ejemplo de un triángulo Kanban

Ejemplos de productos para bucles Kanban simples

Hay muchos ejemplos diferentes de productos que se pueden administrar utilizando un sistema tan simple. Una categoría principal es material de oficina. Los bolígrafos, papeles, tijeras, grapas, marcadores, etc. se pueden manejar utilizando un sistema de este tipo para evitar el agotamiento de existencias. En verdad, una falta de existencias en los corrales generalmente no es crítica. Las personas generalmente tienen varios bolígrafos, y si el azul está fuera, simplemente toman uno negro. Por supuesto, es un problema si faltan plumas, pero en comparación con otros problemas en el taller, estos son menores.

Mucho más grave es otro desabastecimiento en la oficina: ¡Café! Muchos trabajadores de oficina parecen ser incapaces de trabajar sin estas cosas. Y, por alguna razón, sustituir el agua del grifo no ayuda. Sin embargo, puede usar el mismo sistema simple para suministros de café. La última caja de leche tiene una tarjeta, al igual que el último paquete de granos de café, azúcar, etc. Como he estado usando este sistema, nunca me he quedado sin café, lo que probablemente tendría consecuencias mucho más graves que un stock sin plumas :-).

Sin embargo, una tercera instancia donde uso este sistema es para tinta de impresora en casa. Tengo múltiples paquetes de tinta en diferentes colores. El último tiene un Post-it adjunto, que me dice que vuelva a ordenar magenta, azul, amarillo o negro. Una vez más, si su impresora golpea debido a poca tinta, generalmente es el momento más inconveniente. Afortunadamente, con el uso de este sistema, no ha sucedido hasta ahora.

Beneficios de este sistema simple

El sistema es realmente bastante simple. La última caja debe tener suficientes suministros para durar hasta que lleguen nuevos suministros. Si tiene una oficina más grande, puede agregar el Kanban al penúltimo cuadro.

La tarjeta de color con las instrucciones suele ser Autoexplicativo. Incluso las personas nuevas en la oficina no tienen problemas para usar este sistema. Por lo general, tengo varias cajas en el sistema antes del Kanban. En teoría, solo se necesitaría una caja para cubrir el tiempo de reabastecimiento. Sin embargo, tener varias cajas permite un reordenamiento menos frecuente, ahorrando tiempo para el asistente. El tiempo para ordenar una caja es el mismo que para ordenar tres cajas. Debido al (generalmente) bajo valor de los productos, el tiempo ahorrado vale el stock extra.

Esto es especialmente cierto cuando solicito tinta de impresora en mi casa. Por lo general, solicito el suministro de un año, por lo que tengo que pasar por la molestia de ordenar y recoger paquetes de tinta solo una vez al año en lugar de cada mes. En general, el sistema es muy poco esfuerzo para bienes pequeños y de bajo valor, pero asegura una buena disponibilidad de material.

Una gran oportunidad de entrenamiento

Aprecio este método también por una segunda razón: es un excelente ejemplo para enseñar a tu gente Kanban. El sistema es muy fácil de entender, muy visual y no requiere un soporte informático sofisticado. Sin embargo, contiene todos los elementos importantes de información y flujo de materiales. Tanto la oferta como la demanda pueden tener fluctuaciones que deben ser cubiertas. La información y el flujo de material están estandarizados. Se puede estimar el tiempo de reabastecimiento para ver cuántas cajas necesitaría.

Lo que es más importante, esto es mucho más que un ejercicio teórico en la sala de clase, sino un sistema de trabajo de la vida real con el que su gente interactúa a diario. Por lo tanto, generalmente hay mucha más motivación para hacerlo bien. Espero que esta publicación te haya sido útil.

Ahora sal y ¡Organiza tu industria!

Facebook
LinkedIn
Procesos Industriales
Procesos Industriales

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *