Como toda empresa, un hotel también requiere del cálculo de costes y análisis de rentabilidad para tomar decisiones alineadas con su estrategia.
Esta forma de calcular los costos se denomina Presupuestación de Costos, Ingresos, Márgenes y Rentabilidad.
Es necesario diferenciar entre lo que es un presupuesto, objetivo o situación deseada en función de la estrategia de la empresa, y las previsiones, situación que se espera que se produzca.
Cálculo de Presupuesto o Previsión de Costes y Rentabilidad para Hoteles con Excel.
La gestión efectiva del presupuesto hotel Excel es crucial para el éxito de cualquier establecimiento hotelero. Esta herramienta permite no solo anticipar los resultados financieros, sino también ejecutar simulaciones «What if» para evaluar diferentes escenarios y estrategias.
Todos los sistemas de costes que implemento están diseñados para facilitar la simulación y la toma de decisiones, reflejando lo más fielmente posible la actividad de la empresa en términos económicos, facilitando así a la empresa no solo el uso del sistema sino también la comprensión de los indicadores.
La siguiente imagen muestra el panel del menú INICIO del presupuesto de un hotel en Excel.
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A priori puede parecer que hay pocas funciones, pero espera a ver.
En el menú de inicio solo hay 4 botones, el botón de ingresos por habitación, el botón de costo, el botón de filtro de mes y el botón de PyG analítico.
Vamos a ver el primer botón, el botón Room Revenues.
El objetivo de esta sección es calcular el presupuesto de ingresos de las habitaciones del hotel, puede que sea la parte más importante, pero no podemos olvidarnos de los costes después, como toda empresa el objetivo es maximizar el beneficio.
Costos de un hotel planilla Excel y su Rentabilidad.
Primero, tendremos que configurar las habitaciones del hotel.
En esta configuración incluiremos los diferentes tipos de habitaciones que tiene el hotel y el número de habitaciones por tipo. Por defecto puedes configurar hasta 100 tipos de habitaciones diferentes, pero como todos los parámetros del sistema se puede ampliar.
También configuraremos los días festivos del año, así en la planificación de precios y ocupación nos será más fácil identificarlos para luego establecer una política de precios diferente.
Ahora comenzamos a planificar y presupuestar los precios. Para ello accedemos al enlace de cada mes y como podéis ver en la imagen tenemos en la parte izquierda los tipos de habitaciones que hemos configurado previamente y el número de habitaciones por tipo.
Luego tenemos una tabla con los días del mes, en verde se muestran los festivos y los fines de semana, de esta forma puedes establecer una estrategia de precios según el mes, semana, festivo, fin de semana… Como si quisieras poner una tarifa diferente para cada día del mes.
Dentro del mismo mes, si nos movemos hacia la derecha, tenemos otra tabla para planificar, pronosticar, presupuestar o simular el nivel de ocupación.
Este dato se registra en forma de porcentaje y dependerá del número de habitaciones y de la temporada. Al igual que la tarifa, el nivel de ocupación se registra diariamente, por lo que la precisión a la hora de calcular los ingresos presupuestados será máxima.
Pero aún hay más en la hoja del mes, si nos movemos más hacia la derecha tendremos un resumen del mes del presupuesto de ingresos como se muestra en la siguiente imagen.
Para cada tipo de habitación tendremos los indicadores: Capacidad máxima habitaciones por mes, Habitaciones ocupadas por mes, % de ocupación por mes, Ingreso por mes y Ingreso promedio por habitación ocupada. Y también tendremos estos indicadores para todo el mes.
Esta planificación la realizaremos para todos los meses del año.
Una vez presupuestados los ingresos, es el turno de los gastos.
Primero definimos los centros de costo y las unidades de negocio.
Un ejemplo de los diferentes centros se muestra en la siguiente imagen.
Un Centro de Costo es aquel que genera ingresos y también puede consumir costos operativos. Por ello se clasifican como Costos de Operación. En este ejemplo serían Habitaciones, Comedor, Sportclub y Bar
El resto de centros que no generan ingresos directamente y solo consumen costes pero que son necesarios para el funcionamiento del hotel se clasifican como Overhead Costs. En el ejemplo serían Recepción, Instalaciones Comunes, Comercial, Administración, Gastos Financieros y Amortizaciones.
Para facilitar el proceso de elaboración de presupuestos o Forecasting, diferenciaremos entre los gastos de empleados y el resto de gastos que no corresponden a empleados.
Los gastos se pueden registrar mensualmente mediante cuentas contables y analíticas, depende de cómo el hotel haya organizado la información.
Los costos de los empleados también se presupuestan o pronostican mensualmente.
Tanto los gastos como los costes de los empleados se tienen que distribuir en porcentaje a los diferentes centros de coste o unidades de negocio.
Una vez realizadas las distribuciones, se pueden consultar los siguientes informes de costes:
Una vez presupuestados o previstos los ingresos y costes, ya podemos comprobar qué es realmente interesante, cuál es el beneficio esperado, y lo veremos en la Cuenta de Explotación Analítica (P&L) del hotel para el año presupuestado.
Podemos seleccionar los meses que queremos consultar por si queremos afinar más nuestro análisis. En el ejemplo vemos que vamos a consultar de enero a octubre.
Como se puede ver en el P&L Analítico, los centros de beneficio se muestran en la parte superior, los ingresos de las habitaciones ya los hemos calculado previamente y se muestran automáticamente, los ingresos del resto de centros de beneficio se registrarán manualmente en base a la histórico y según el objetivo que se quiera conseguir.
Los Costos Operacionales se muestran automáticamente debido a la distribución de costos que hemos realizado anteriormente. La diferencia entre los ingresos y los costes operativos dará como resultado el margen bruto de cada centro de beneficio.
Sumando el margen bruto de cada centro de beneficio obtenemos el margen bruto total, ahora solo resta restar los gastos generales totales que podemos mostrar en detalle para un mejor análisis.
Y con esta diferencia obtenemos la rentabilidad total presupuestada o prevista, o lo que es lo mismo, el beneficio que se espera obtener antes de impuestos.
Dentro del P&L Analítico también podemos consultar los informes de ingresos por habitación del periodo de los meses seleccionados.
Y también podemos consultar los informes de costes del periodo de meses seleccionado.
Como ves, un completísimo sistema de cálculo de costos y presupuesto de ingresos o previsión para hoteles, muy sencillo de usar y mantener.
Una gran información valiosa para lograr buenos resultados para el hotel.
Ahora solo tienes que poner en marcha el plan de acción y comprobar que todo va según lo previsto.
Descargar Excel para hoteles: Previsión de Costos y Rentabilidad para Hoteles M1 Plantilla de Excel
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