Los sistemas Kanban son de gran ayuda en la industria, asegurando una disponibilidad constante de piezas y productos sin exceso de stock. En esta publicación describiré un sistema Kanban simple para suministros de oficina, una variante conocida como kanban triangular. Un beneficio de este sistema es que mejorará la disponibilidad de bolígrafos, papel y otros suministros. Además, esta metodología proporciona una oportunidad sin riesgos para capacitar a su gente en la creación y uso de triangle kanban.
Sistema Kanban simple para suministros de oficina
El principio de reposición de suministros de oficina es similar a la reposición de piezas y productos industriales. En un momento usted ordena más, y algún tiempo después llegarán los productos. También tiene los mismos problemas que con las piezas industriales. Cuando se da cuenta de que no tiene existencias, generalmente es cuando necesita los productos. Por lo tanto, tomar el control de la información y el flujo de material puede ayudar. Si bien puede establecer un sistema completo con tarjetas kanban en todos los paquetes, reglas definidas para supermercados, calcular el número de Kanban, establecer tamaños de lote y muchos otros detalles, esto puede resultar exagerado para simplemente pedir bolígrafos.
La simplicidad es la clave. A menudo, los suministros de oficina son bastante económicos. Aunque minimizar el inventario es un gran objetivo en la industria, el esfuerzo no siempre vale la pena para economizar en unos cuantos bolígrafos. El problema más significativo es quedarse sin ellos. Permítame explicarle mi método empleando el simple kanban con mis bolígrafos retráctiles Uni-ball Jetstream retráctiles favoritos como ejemplo. Esto es lo que hago:
Tengo varias cajas de bolígrafos en el gabinete de suministros de oficina. Solo la última caja tiene una cuadro kanban laminada de color adjunta. En esta tarjeta dice:
If you open this box, put the card on the assistant's desk. Assistant: Re-order three boxes Uni Ball Jetstream Pens in Blue, Number xyzabc.
Cada vez que estamos en el último cuadro, se le informa al asistente que vuelva a ordenar más bolígrafos. El asistente recoge esta y otras tarjetas y, una vez por semana, ordena suministros de oficina. Cuando llegan los suministros, el asistente pega la tarjeta en la última caja con cinta adhesiva y el ciclo puede comenzar de nuevo. Como todos en la oficina están informados sobre este sistema, ha funcionado perfectamente durante años.
En la industria, estos sistemas kanban individuales también se conocen como kanban triangular, ya que el kanban a menudo tiene forma triangular. El número de partes después del triángulo de producción tiene que cubrir el tiempo hasta que el sistema pueda reponer el inventario (el tiempo de reposición).
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Ejemplos de productos para bucles Kanban simples
Existen muchos ejemplos diferentes de productos que se pueden administrar utilizando un sistema tan simple. Una categoría principal es el material de oficina. Bolígrafos, papeles, tijeras, grapas, marcadores, etc., se pueden manejar con un sistema de este tipo para evitar el agotamiento de existencias. La falta de bolígrafos generalmente no es crítica. Las personas suelen tener varios bolígrafos y, si no hay azules, simplemente toman uno negro. Es un problema si faltan todos, pero en comparación con otros problemas en el taller, estos son menores.
Mucho más crítico es otro tipo de desabastecimiento en la oficina: ¡el café! Muchos trabajadores de oficina parecen ser incapaces de trabajar sin él. Sustituir con agua del grifo no es una opción. Sin embargo, puedes usar el mismo sistema simple para suministros de café. La última caja de leche tiene una tarjeta, al igual que el último paquete de granos de café, azúcar, etc. Desde que uso este sistema, nunca me he quedado sin café, lo que probablemente tendría consecuencias mucho más serias que quedarse sin bolígrafos.
Otra instancia donde uso este sistema es para la tinta de impresora en casa. Tengo múltiples paquetes de tinta en distintos colores. El último tiene un Post-it que me recuerda volver a ordenar magenta, azul, amarillo o negro. Si tu impresora se queda sin tinta, suele ser en el momento más inconveniente. Afortunadamente, con el uso de este sistema, no me ha sucedido hasta ahora.
Beneficios de este sistema simple
El sistema es realmente bastante sencillo. La última caja debe tener suficientes suministros para durar hasta que lleguen nuevos. Si tienes una oficina más grande, puedes colocar el Kanban en el penúltimo cuadro para mayor seguridad.
La tarjeta de color con las instrucciones suele ser autoexplicativa. Incluso las personas nuevas en la oficina no tienen problemas para usar este sistema. Por lo general, tengo varias cajas antes del Kanban. En teoría, solo se necesitaría una caja para cubrir el tiempo de reabastecimiento. Sin embargo, tener varias cajas permite un reordenamiento menos frecuente, ahorrando tiempo al asistente. El tiempo para ordenar una caja es el mismo que para tres. Debido al bajo valor de los productos, el tiempo ahorrado vale más que el inventario adicional.
Esto es especialmente cierto al pedir tinta de impresora para mi hogar. Suelo pedir para un año, lo que me ahorra la molestia de ordenar y recoger paquetes de tinta más que una vez al año. En general, el sistema requiere poco esfuerzo para bienes pequeños y de bajo valor, pero asegura una buena disponibilidad de material.
Una gran oportunidad de entrenamiento
Valor este método también por una segunda razón: es un excelente ejemplo para enseñar a tu gente sobre el sistema kanban. El sistema es fácil de entender, muy visual y no requiere un soporte informático sofisticado. Sin embargo, contiene todos los elementos importantes de un sistema de información y flujo de materiales. Tanto la oferta como la demanda pueden tener fluctuaciones que deben cubrirse. La información y el flujo de material están estandarizados. Se puede estimar el tiempo de reabastecimiento para determinar cuántas cajas se necesitarían.
Lo más importante es que esto es mucho más que un ejercicio teórico en la sala de clase, es un sistema de trabajo de la vida real que la gente utiliza a diario. Por lo tanto, generalmente hay mucha más motivación para hacerlo bien. Espero que esta publicación te haya sido útil para implementar tu propio triángulo de producción en la gestión de suministros de oficina.
Ahora sal y ¡Organiza tu industria!
