Una de las herramientas más populares implementadas en CASHTRAINERS para empresas que trabajan con proyectos.
¿A qué tipo de empresas está dirigida esta herramienta de gestión?
Esta plantilla de Excel está dirigida principalmente a estudios de arquitectura, estudios de ingeniería, empresas de desarrollo de software, empresas de tecnología, interioristas, empresas de jardinería y paisajismo… Así, está dirigida a toda empresa que trabaje con proyectos.
¿Por qué gestionar la rentabilidad de los proyectos con Excel?
La razón principal es el costo, una herramienta de estas características en Excel tiene un costo muy bajo, en un ERP el desarrollo e integración de una herramienta similar el costo es muy alto.
Otro factor es el tiempo, con esta herramienta realizada en Excel se puede empezar a trabajar desde el primer día de la adquisición. Mientras tanto un programa de gestión o un ERP requiere meses de diseño, desarrollo, pruebas, lanzamiento, formación…
Y el último aspecto y no menos importante es la curva de aprendizaje, tenerlo integrado en un ERP o programa de gestión tiene muchas ventajas siempre y cuando se utilice correctamente. Por mi experiencia he implementado estos fantásticos sistemas en ERPs, pero al personal le toma mucho tiempo entenderlos y aplicarlos correctamente. La curva de aprendizaje es alta, lo que significa gastar tiempo y recursos para aprovecharla al máximo.
Sin embargo, con la herramienta Excel la curva de aprendizaje es prácticamente inexistente, primero porque prácticamente todos los profesionales que trabajan en una empresa están acostumbrados a trabajar con Excel, y segundo porque la herramienta es tan sencilla e intuitiva que en cuestión de horas ya está controlada. perfectamente.
¿Qué beneficios obtendrás con esta herramienta?
El objetivo de esta herramienta es calcular la previsión o presupuesto de costes y márgenes por proyecto y asignarle los ingresos y costes reales para analizar las desviaciones, permitiendo conocer el margen bruto individual de cada proyecto y la rentabilidad global. para el año establecido.
¿Qué características tiene esta herramienta por defecto?
La aplicación por defecto está diseñada para realizar la previsión y control de costes y márgenes hasta 300 proyectos al año. Por lo tanto, tiene una visión global del margen bruto esperado y el real para todo un año.
En cada proyecto podemos planificar el trabajo para tareas vinculadas con empleados, con capacidad hasta 30 tareas, o si no trabaja con tareas puede planificar el trabajo de 30 empleados. Entonces podemos calcular el costo esperado de personal basado en la cantidad de horas de trabajo esperadas.
En el caso de que se asignen tareas, la fecha prevista de inicio y finalización de cada tarea se puede controlar en un gráfico de Gantt visual.
Si además de las horas de trabajo, el proyecto consume materiales, productos o servicios subcontratados, también se puede incluir una previsión de costes de consumo, con una capacidad de hasta 30 artículos por proyecto.
Una vez realizadas las previsiones de costes, es posible calcular el precio de venta en base a un porcentaje de los costes planificados o simplemente introduciendo el precio manualmente.
La asignación de horas reales se realiza desde una única tabla para facilitar el registro de datos (Puede albergar hasta 6.000 registros)
En la tabla puede seleccionar el proyecto en el que ha trabajado a través de un desplegable para vincular las horas de trabajo del empleado con el proyecto, en consecuencia se registran las horas reales del empleado, la tarea se puede incluir en el caso de que la empresa utilice a ellos.
Para registrar los ingresos y gastos reales el procedimiento es el mismo que en el registro de horas, se utiliza una tabla para seleccionar el proyecto y el tipo, ingreso o gasto, y se asigna el monto directamente al proyecto.
Dentro del proyecto en una tabla resumen podemos analizar el margen esperado versus el margen real.
Cálculo y Control de Costos de Proyectos Plantilla M3 Excel imágenes
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