Ejemplo de Sistema de Control Presupuestario con Proyecciones.
Recientemente, la empresa WoodBeauty Ltd. (nombre de la empresa ficticio para preservar la confidencialidad) implementó el presupuesto contable clásico basado en ajustes sobre el año anterior.
El presupuesto tenía una estructura similar a la que se presenta en la siguiente imagen. Un sistema sencillo que te permitía comparar tus ingresos y gastos reales con los presupuestados.
Este sistema básico proporcionaba a la empresa una visión a posteriori (la contabilidad del mes ya cerrado) sobre la diferencia entre el resultado económico deseado (presupuesto) y el real.
Al mes siguiente realizaron el mismo proceso y así hasta fin de año.
Una vez cerrado el ejercicio, se realizó una comparación anual.
Si se habían logrado los objetivos el Gerente estaba contento y si no se lograron, ¿qué hará? Tal vez el próximo año tendrían más suerte en conseguirlos.
Con este sistema, nunca tuvieron ningún control sobre el presupuesto. El resultado final fue impredecible.
¿Por qué no tenían control sobre el presupuesto?
En primer lugar, si analizas la información a posteriori no puedes actuar ni tomar decisiones sobre ella, lo hecho, hecho está.
Si se establece un presupuesto (situación deseada) alineado con los objetivos estratégicos, se recomienda un plan de acción para intentar alcanzarlo, de lo contrario es imposible saber qué hacer para cumplir con los resultados.
¿Cómo sabemos si vamos a alcanzar el presupuesto o no?
Muy sencillo, a través de las previsiones.
Pero, ¿pronóstico no es lo mismo que presupuesto?
Las previsiones son situaciones que creemos que se producirán mientras que el presupuesto es la situación deseada que queremos conseguir, normalmente alineada con objetivos estratégicos
No es lo mismo desear algo que pensar lo que realmente va a pasar.
Lo bueno de trabajar con pronósticos es que estos hechos económicos aún no han ocurrido, por lo tanto si no han ocurrido podemos actuar sobre ellos para cambiarlos, alterarlos y modificarlos a través de acciones y decisiones.
Imaginemos que antes de empezar el año 2021 tenemos un presupuesto para la partida de personal de 100.000 Euros.
Sin embargo, las previsiones indican que a final de año el coste será de 120.000 euros.
Entonces tenemos todo un año por delante para intentar que el costo real sea de 100 000 o menos en lugar de los 120 000 esperados.
Para conseguirlo, se establecen acciones para tratar de conseguir dicho objetivo.
Y esta es la parte más complicada, “tomar acciones” o “tomar decisiones”.
Con la carga de trabajo prevista, las necesidades de personal son 120.000, pero si hacemos mejoras en los procesos internos, si optimizamos los tiempos de trabajo, si realizamos automatizaciones, posiblemente se puedan reducir las necesidades de personal.
En una empresa todo va ligado, posiblemente para reducir las necesidades de personal hay que invertir, pero si esta inversión no solo reduce los costes de personal, puede que también mejore la capacidad de producción, reduciendo el coste del producto fabricado.
Entonces tendríamos un mayor margen, podríamos reducir los tiempos de entrega, mejorar los márgenes y el flujo de caja, reducir los costes financieros…
Es como el efecto dominó; el movimiento de una pieza hace que el resto de las piezas se muevan también.
Por esta razón, los planes de acción deben estar bien preparados y constantemente monitoreados.
Entonces, ¿el presupuesto solo tiene que compararse con los pronósticos para que sea efectivo?
Depende de la época del año que estemos analizando. Si ya tenemos cerrado el primer mes del año tenemos una información fantástica que es 1 mes real y 11 meses de previsión, cuando cierre el segundo mes tendremos 2 meses con información real y 10 meses de previsión.
Lo bueno de este sistema es que a medida que van cerrando los meses se pueden ir ajustando las previsiones. Ya hemos comenzado a trabajar en el plan de acción, el plan de acción se puede ajustar a medida que cambian los pronósticos, también los planes de acción realizados pueden afectar los pronósticos. Entonces podemos decir que el plan de acción y las previsiones están estrechamente vinculados.
Si hacemos un seguimiento constante del plan de acción, su evolución, lo adaptamos a los cambios de situación y ajustamos las previsiones, entonces tenemos muchas posibilidades de llegar a la situación deseada (el presupuesto)
Y eso es lo que busca el propietario, gerente o jefes de área, ¿no?
La empresa WoodBeauty Ltd. cambió su sistema de presupuestación el año pasado y desde entonces tiene un mayor control sobre el presupuesto, trabajar con pronósticos y un plan de acción le permite realizar mejoras internas, las cuales tienen un gran impacto en los resultados de la empresa.
Sus resultados están mejorando, convirtiéndola en una empresa más competitiva y ya mira hacia el futuro en expansión y crecimiento.
Presione aquí para consultar el sistema presupuestario que implementó WoodBeauty Ltd.
Llevar un control presupuestario en la empresa ajustando las previsiones, ¿realmente es tan importante?
Es una pena que no tengamos recursos ilimitados para vivir, sin tener que preocuparnos de en qué gastamos o invertimos nuestro dinero.
En una economía familiar sabemos que el dinero que ingresa mensualmente entonces podemos hacer un pronóstico de lo que ingresará el próximo año.
En función de la entrada de dinero esperada, podemos tomar decisiones por partidas de dinero que podemos gastar en vivienda, alimentación, transporte, educación, ropa, ocio, ahorro e inversiones….
El presupuesto de ingresos y gastos es la situación deseada, pero la realidad puede generar desviaciones de lo deseado, por lo que en base a las realidades ajustamos las previsiones para intentar conseguir lo deseado.
Si, por ejemplo, un mes tenemos un gasto extraordinario no contemplado en el presupuesto, podemos ajustar la previsión reduciendo en otras partidas para no desviarnos del presupuesto.
Más o menos esto es lo que suelen hacer las economías familiares, unos harán cálculos de mente, otros más minuciosos lo harán en papel y los más detallados quizás lleven una hoja de cálculo con todos los números.
Si en una economía familiar es fundamental llevar un control presupuestario y hacer correcciones en las previsiones para evitar una desviación negativa del presupuesto.
En una empresa parece obvio que se debe llevar un control de estas características, y más con la cantidad de factores que afectan al resultado de la empresa, pero la realidad es que muy pocas empresas cuentan con un sistema de control presupuestario ajustando las previsiones a evitar una desviación de lo presupuestado.
Las empresas que llevan un presupuesto solo comparan lo real con lo presupuestado, pero no tienen en cuenta las previsiones ajustadas para los próximos meses.
Por ejemplo, precios de venta reducidos, caída de la demanda por algún factor, aumento de los costes de las materias primas, aumento de los precios de la energía…
Es posible que sepamos lo que sucederá en los próximos meses hasta el final del año presupuestario, pero no incluimos las previsiones en el sistema para analizar el resultado final de los meses con datos reales, también incluimos los meses con datos de previsión para compararlo. con el presupuesto de todo el año y determinar si se logrará o no la situación deseada.
Si sabemos lo que va a pasar, podemos tomar acciones para corregir las previsiones y cumplir con el presupuesto.
Ventajas de implementar un Sistema de Control Presupuestario con Proyecciones en su empresa:
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Control presupuestario Excel año hasta la fecha y pronóstico de todo el año
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Más información sobre el control de las herramientas de Excel
