Control Presupuestario Ingresos y Gastos por Eventos Plantilla Excel M1.
Una plantilla de Excel ideal para controlar el presupuesto de cualquier evento, congreso, formación o curso.
Muchas veces cuando creamos una plantilla de Excel solemos complicarlo haciendo estructuras complejas, generando macros innecesarias y muchas tablas que luego enlazamos con otras de forma poco optimizada.
Si crea una herramienta de Excel para su empresa, intente que sea lo más simple posible no solo para usted sino también para otros usuarios.
En la mayoría de las empresas en las que he trabajado me ha dado la sensación de que las hojas de cálculo que crean los empleados son propias, en lugar de propiedad de la empresa, en muchas ocasiones el empleado crea su propio sistema de información, un sistema que solo el empleado sabe y que cuando necesita ser transferido a otro usuario se genera un costo importante en tiempo de aprendizaje. La mayoría de las veces el usuario que hereda una hoja de cálculo termina haciéndolo desde cero creando su propio sistema nuevo. Esto ocurre quizás por falta de conocimiento para generar hojas de cálculo optimizadas y de propósito general o por el hecho de crear algo que las haga imprescindibles para la empresa.
Esto es un gran error por parte de los empleados y de la empresa por permitirlo ya que genera enormes pérdidas de tiempo, retrabajos y problemas en el uso y mantenimiento de la información interna.
Como puede ver en este modelo gratuito de Plantilla de Excel para Controlar el Presupuesto de Ingresos y Gastos para Eventos, la estructura y el proceso son muy simples pero la utilidad es muy valiosa.
Tomé este modelo del sitio web de una macro que generaba tareas automáticamente, agregando las tareas en las siguientes celdas vacías y al mismo tiempo se agregó una lista de verificación para marcarlo una vez que se completó la tarea. Al principio pensé en usar la macro para agregar asistentes a un evento, pero ¿qué pasa si simplemente queremos eliminar una tarea? Bueno, eliminar la lista de verificación fue una molestia. La macro estaba bien hecha y automatizó la generación de listas de verificación. Pero resultó ser ineficiente para mis propósitos.
Así que decidí que en vez de automatizar la generación de un cheklist, simplemente con un desplegable con los valores “Sí” y “No” simplificaría y solucionaría el problema a la hora de borrar datos.
El objetivo de esta plantilla de Excel es generar un presupuesto de ingresos a través de la previsión de los asistentes a un evento y luego marcarlos si han asistido o no. La previsión de asistentes multiplicada por el precio de venta nos da el presupuesto de ingresos de los asistentes. El ingreso real se calcula seleccionando «Sí» que han asistido.
En este ejemplo los gastos son simples, son gastos directos asociados al evento, aquí no vamos a trabajar con gastos indirectos en este modelo. Los gastos son los que anticipamos que consumirá el evento y luego los comparamos con los reales.
Como resultado tenemos en la página de inicio un resumen de los datos presupuestados y reales y sus respectivas desviaciones para los siguientes indicadores: Número de asistentes, ingresos de los asistentes, ingresos adicionales, gastos del evento y ganancia o margen del evento.
Esta plantilla de Excel que no requiere macros, que es muy sencilla de utilizar, en el caso de ser transferida a otro usuario la curva de aprendizaje es muy pequeña y que aporta un gran valor a la toma de decisiones y control, esta plantilla es extrapolable a cualquier otra actividad o necesidad que tiene la empresa.
Control Presupuestario de Ingresos y Gastos para Eventos Plantilla Excel M1 imágenes
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