Todo sobre los diagramas de carril de nataci贸n

Todo sobre los diagramas de carril de nataci贸n

Carriles de nataci贸n
Todo sobre los diagramas de carril de nataci贸n

En mis publicaciones anteriores, describ铆 los detalles de la asignaci贸n de flujo de valor. Sin embargo, el mapeo de flujo de valor funciona solo para materiales altamente lineales y flujos de informaci贸n. Desafortunadamente, muchos procesos de la industria, especialmente en 谩reas administrativas o indirectas, son muy lineales. Para visualizar estos procesos, se desarroll贸 un nuevo diagrama: el diagrama de carril de nataci贸n. En esta publicaci贸n, te mostrar茅 c贸mo funcionan los diagramas de carril de nataci贸n.

Una descripci贸n general r谩pida de los diagramas de Swim Lane

Diagrama de carril de nataci贸n
驴Luce familiar?

En esencia, los diagramas de carriles de nataci贸n son diagramas de flujo. La caracter铆stica que distingue un diagrama de carril de nataci贸n de un diagrama de flujo normal son los carriles en el diagrama que representan diferentes departamentos / funciones / oficinas, etc. Dado que estos carriles hacen que el diagrama de flujo se parezca a los carriles de una piscina, este tipo de diagrama a menudo se llama diagrama de carril de nataci贸n.

Adem谩s del nombre m谩s utilizado, diagrama de carril de nataci贸n, Tambi茅n es llamado bandas funcionales (en Microsoft Visio) o carriles de nataci贸n mapeo de procesos. La primera referencia que conozco es un est谩ndar de Alemania Oriental de 1968 (TGL 22452 Kybernetische Blockschaltbilder zur Modellierung von Organisationssystemen, Koordinatendarstellung, gracias a Ben Bolland por se帽alar eso). [Actually, Braz commented below and found an even earlier example from the US Bureau of the Budget bulletin on Process Charting from November 1945.] A veces tambi茅n se les conoce como Diagramas Rummler-Brache basado en el libro de 1990 Mejora del rendimiento: c贸mo administrar el espacio en blanco en el organigrama por Geary A. Rummler y Alan P. Brache. Sin embargo, en Lean hay pocas cosas que no se pueden decir mucho m谩s elegante en japon茅s, por lo tanto, tambi茅n se conocen como makigami (宸 绱). Sin embargo, traducido esto no significa m谩s que un rollo de papel, ya que los makigamis … lo siento … los diagramas de carril de nataci贸n a menudo se crean en un gran rollo de papel marr贸n.

驴D贸nde son 煤tiles los diagramas de carril de nataci贸n?

Los mapas de proceso de la l铆nea de nataci贸n se utilizan para flujos de informaci贸n (y en menor grado tambi茅n flujos de materiales) que involucran diferentes entidades separadas que son no necesariamente trabajando en una secuencia lineal. A menudo se usa para procesos administrativos como, por ejemplo, procesamiento de pedidos, desarrollo de piezas, marketing, etc.

驴Qu茅 tipo de entidades podr铆a haber?

La caracter铆stica definitoria de los diagramas de carriles de nataci贸n es … bueno … sus carriles de nataci贸n. Cada carril representa una entidad diferente. Una entidad generalmente est谩 asociada con una determinada funci贸n. Por lo tanto, podr铆a ser un departamento, un subgrupo de un departamento, una oficina, personas individuales, o incluso podr铆a ser m谩s grande que un departamento como, por ejemplo, una planta, un sitio, el cliente o los proveedores.

Las entidades que necesitar谩 depender谩n del problema que est茅 tratando de resolver. El diagrama debe incluir todas las entidades que participan en el proceso que est谩 intentando visualizar. En mi experiencia, generalmente termino entre 4 y 12 grupos. Si hay menos, entonces el diagrama puede no estar lo suficientemente detallado. Si hay m谩s, puede perderse en los detalles.

驴Qu茅 flujo se muestra?

En los diagramas de carril de nataci贸n, usted sigue los procesos de un determinado trabajo o documento. Por ejemplo, si el cliente llama y hace un pedido, 驴c贸mo fluye este pedido a trav茅s de las diferentes entidades hasta que el cliente finalmente reciba su parte?

Esto incluye principalmente flujos de informaci贸n. 驴Qu茅 grupo da qu茅 informaci贸n a qu茅 otro grupo? Si el representante del cliente env铆a una solicitud a Desarrollo, este ser铆a un flujo de informaci贸n. Los diagramas de carril de nataci贸n tambi茅n pueden incluir un flujo de material. Si bien esto es com煤n, en mi experiencia, el flujo de material suele ser solo una parte menor de los flujos.

驴Qu茅 pasa con la secuencia no lineal?

En el mapeo de flujo de valor, el flujo de material suele ser altamente lineal. Las 谩reas administrativas, por otro lado, son mucho menos lineales. Aqu铆 es donde el diagrama del carril de nataci贸n es 煤til. En este diagrama, no hay problema para los flujos a dividir y fusionar de nuevo m谩s tarde. Por ejemplo, la oficina de facturaci贸n puede trabajar en el mismo proyecto al mismo tiempo que Desarrollo.

Del mismo modo, la informaci贸n tambi茅n puede ir en c铆rculos (lo cual es inusual para los mapas de flujo de valor). Por ejemplo, Compras podr铆a descubrir que no obtuvieron suficiente informaci贸n del Desarrollo y, por lo tanto, llama al Desarrollo para obtener m谩s informaci贸n o env铆a el documento nuevamente al desarrollo. Potencialmente, un documento o un trabajo podr铆a circular en c铆rculos varias veces.

C贸mo hacer un diagrama de carril de nataci贸n

驴Qui茅n deber铆a hacerlo?

Puede hacer un diagrama de carril de nataci贸n por su cuenta o en equipo. Si trabaja en un equipo, puede obtener m谩s informaci贸n. Trate de incluir personas de las 谩reas que est谩 viendo. Un buen tama帽o de equipo ser铆a de 3 a 4 personas.

驴Hacerlo en papel?

Registro estatal actual de refugiados
El carril de nataci贸n para Lean for Refugees, aunque generalmente uso menos detalles para mayor claridad.

Para casi cualquier tipo de diagrama, prefiero trabajar en papel. Es m谩s f谩cil, m谩s r谩pido y puede ser una experiencia interactiva si trabajas en equipo. Idealmente, usted tiene un tabl贸n grande sobre ruedas y papel de embalaje marr贸n. Si el tablero tiene ruedas, entonces puede moverlo mientras observa el sistema. Uso papel de embalaje marr贸n porque es m谩s barato, pero si prefieres / tienes un buen papel blanco, eso tambi茅n funciona. El color realmente no hace mucha diferencia.

Para hacer tal diagrama de carriles, recomiendo no usar un bol铆grafo o marcador. Esto ser谩 confuso m谩s adelante si agrega todos los flujos de informaci贸n. M谩s bien, recomiendo doblar el papel marr贸n cada 10 o 15 cm (4 a 6 pulgadas). Estos pliegues se muestran lo suficientemente bien como para indicar carriles, pero no se pueden confundir con flechas de flujo m谩s adelante.

Para los diferentes pasos en los carriles, puede usar tarjetas simples de tabl贸n de anuncios. Las flechas de flujo de conexi贸n se dibujan directamente en el papel marr贸n utilizando cualquier tipo de marcador de rotafolio. Otra posibilidad es hacerlo en una pizarra con notas adhesivas y un marcador, lo que tambi茅n facilita la reorganizaci贸n.

驴Es digital?

Diagrama de carril de nataci贸n en Visio
Diagrama vertical del carril de nataci贸n Microsoft Visio

Los diagramas de proceso de la l铆nea de nataci贸n tambi茅n se pueden producir f谩cilmente digitalmente y se incluyen en muchos productos de diagrama de flujo. Por ejemplo, en Microsoft Visio, busque el t茅rmino 芦bandas funcionales禄. Sin embargo, prefiero el papel sobre la computadora. Por un lado, cuesta tiempo. Todo el esfuerzo necesario para manejar el software le quita el poder cerebral a la comprensi贸n real del problema. Su cerebro buscar谩 buenas formas de dibujarlo, en lugar de buscar problemas y formas de mejorarlo. 隆No subestimes este tipo de fuga de cerebros!

Adem谩s, si trabaja en un grupo, es mucho m谩s dif铆cil interactuar al crear un documento de computadora.

La ventaja de lo digital es, por supuesto, que se ve mejor y es m谩s f谩cil de imprimir, enviar por correo electr贸nico o compartir. Por lo tanto, puede impresionar a muchas m谩s personas que no necesitan ni entienden estos diagramas.

驴Horizontal o vertical?

Puede hacer estos diagramas con carriles horizontales o carriles verticales. Cuando estoy trabajando con papel, generalmente elijo carriles horizontales, ya que es m谩s f谩cil hacer un diagrama m谩s grande al colocar varios tableros de alfileres uno al lado del otro. Si tengo que usar una computadora, voy por carriles verticales, ya que es m谩s f谩cil desplazarse hacia arriba y hacia abajo. Ambos trabajan; use lo que mejor se adapte a su problema.

隆Hazlo donde sucede!

Probablemente lo m谩s importante es generar el diagrama en estrecha interacci贸n con las personas que realizan las tareas en el diagrama. Idealmente, puede caminar por las diferentes oficinas y entrevistar a las personas u observarlas haciendo su trabajo.

Al entrevistar, tenga en cuenta que las personas generalmente le dicen c贸mo deber铆a ser (porque eso es todo lo que generalmente se les pide). Sin embargo, queremos saber c贸mo De Verdad 隆es! Por lo tanto, con cada persona con la que hable, busque algo que no vaya seg煤n lo planeado, donde la informaci贸n estaba incompleta o donde la informaci贸n es simplemente incorrecta. 隆Intenta incorporar esto en tu mapa de flujo de valor tanto como sea posible! 隆Ah铆 es donde est谩 el valor de una tabla de carriles de nataci贸n!

驴Donde deber铆a empezar?

En el mapeo de flujo de valor, el mantra comienza en el lado del cliente (vea mi publicaci贸n completa sobre Mapeo de flujo de valor: por qu茅 comenzar en el lado del cliente). Sin embargo, para los diagramas de flujo del carril de nataci贸n, en mi opini贸n, cualquier direcci贸n est谩 bien. En realidad, dado que la informaci贸n suele ir en bucles, necesitar铆a ambas direcciones, o al menos preguntar en cada parada para comprender ambas direcciones.

驴Qu茅 va en el diagrama?

Primero, etiquetar铆a los carriles con las oficinas que s茅 que ser谩n parte del diagrama. Mantenga algunos carriles libres para funciones adicionales que encontrar谩 m谩s adelante. Luego agregar铆a el proceso de inicio dibujando un cuadro y escribiendo la acci贸n dentro del cuadro. Esto podr铆a ser, por ejemplo, que el cliente llame y haga un pedido. A partir de ah铆, solo sigo el flujo de informaci贸n y material y agrego m谩s cuadros. Estas cajas est谩n conectadas con flechas simples.

Tenga en cuenta que los flujos pueden dividirse, fusionarse y repetirse. Para los flujos de informaci贸n normales como deber铆an ser, simplemente uso una flecha de l铆nea recta normal. Para las recursiones y los flujos de informaci贸n no est谩ndar, utilizo l铆neas discontinuas o un bol铆grafo rojo para indicar que este flujo no es como deber铆a ser. Esto lo ayudar谩 a comprender d贸nde se produce el desperdicio.

Problema vsmIdea de informaci贸n vsmTambi茅n uso formas de estrellas para observar problemas que observo y nubes de burbujas para ideas de mejora. Si su diagrama tiene solo algunos de esos, entonces est谩 haciendo algo mal. Los m铆os suelen estar bastante llenos de estos art铆culos. De hecho, 隆Estas ideas de problemas y mejoras ser谩n el mayor beneficio que obtendr谩 de un makigami! Para un efecto adicional, tambi茅n puede usar Post-it de colores para problemas (rojo) o ideas (verde).

Diagrama de carril de nataci贸n con burbujas
Ejemplo de diagrama de carril de nataci贸n

Si茅ntase libre de adaptar y ajustar el estilo para satisfacer sus necesidades. Por ejemplo, si desea utilizar una forma de diamante para tomar decisiones, h谩galo. Los s铆mbolos para los diagramas de carril de nataci贸n est谩n incluso menos estandarizados que los de los flujos de valor.

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Gizmos y Gadgets para evitar!

Mapa de flujo de valor con l铆nea de tiempo
隆Ni siquiera es 煤til en un mapa de flujo de valor!

Hay m谩s cosas que puede hacer con un diagrama de carril de nataci贸n. Sin embargo, solo porque t煤 lata no significa que deber铆a! Por ejemplo, en el mapeo de flujo de valor, algunas personas dibujan una l铆nea arriba y abajo debajo de todo el mapa para mostrar el tiempo de valor agregado y el tiempo sin valor agregado. Ni siquiera me gusta esto para los mapas de flujo de valor (ver mi publicaci贸n), y es a煤n menos 煤til para los diagramas de carril de nataci贸n. Debido a los bucles y al contenido de trabajo muy diferente entre los diferentes trabajos, probablemente ser谩 dif铆cil obtener datos significativos. Por ejemplo, si maneja los pedidos entrantes, tendr谩 algunos clientes que son muy sencillos y otros que nunca desear铆a pedir.

Del mismo modo, algunas personas le dir谩n que agregue todos los datos y tiempos de ciclo al diagrama. 隆No lo hagas a menos que realmente lo necesites! Especialmente con los procesos generalmente poco estandarizados que a menudo se encuentran en los diagramas de carriles de nataci贸n, estos tiempos tienen una gran variaci贸n y probablemente son casi in煤tiles.

Estado actual y futuro

Al igual que con los mapas de flujo de valor, debe comenzar con un estado actual. Esto solo puede brindarle suficientes potenciales de mejora para mantenerlo ocupado durante semanas.

Tambi茅n puede hacer un estado futuro para un diagrama de carril de nataci贸n, pero de nuevo: h谩galo solo si le ayuda. Si no planea renovar el flujo pero solo mejora los problemas actuales, probablemente no necesite un estado futuro.

Resumen

Por lo tanto, un diagrama de carril de nado es 煤til para los flujos de informaci贸n no lineal en m煤ltiples departamentos o grupos. Puede ayudarlo a ver problemas, pero es solo una herramienta para verlos, no para solucionarlos. El verdadero trabajo viene despu茅s para mejorar todos los peque帽os detalles y problemas que encontraste. Sin embargo, aplicado en la situaci贸n correcta y al problema correcto, lo ayudar谩 a organizar sus procesos . Por lo tanto, 隆Sal y organiza tu industria!

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