En mis publicaciones anteriores, describí los detalles de la asignación de flujo de valor. Sin embargo, el mapeo de flujo de valor funciona solo para materiales altamente lineales y flujos de información. Desafortunadamente, muchos procesos de la industria, especialmente en áreas administrativas o indirectas, son muy lineales. Para visualizar estos procesos, se desarrolló un nuevo diagrama: el diagrama de carril de natación. En esta publicación, te mostraré cómo funcionan los diagramas de carril de natación.
Una descripción general rápida de los diagramas de Swim Lane
En esencia, los diagramas de carriles de natación son diagramas de flujo. La característica que distingue un diagrama de carril de natación de un diagrama de flujo normal son los carriles en el diagrama que representan diferentes departamentos / funciones / oficinas, etc. Dado que estos carriles hacen que el diagrama de flujo se parezca a los carriles de una piscina, este tipo de diagrama a menudo se llama diagrama de carril de natación.
Además del nombre más utilizado, diagrama de carril de natación, También es llamado bandas funcionales (en Microsoft Visio) o carriles de natación mapeo de procesos. La primera referencia que conozco es un estándar de Alemania Oriental de 1968 (TGL 22452 Kybernetische Blockschaltbilder zur Modellierung von Organisationssystemen, Koordinatendarstellung, gracias a Ben Bolland por señalar eso). [Actually, Braz commented below and found an even earlier example from the US Bureau of the Budget bulletin on Process Charting from November 1945.] A veces también se les conoce como Diagramas Rummler-Brache basado en el libro de 1990 Mejora del rendimiento: cómo administrar el espacio en blanco en el organigrama por Geary A. Rummler y Alan P. Brache. Sin embargo, en Lean hay pocas cosas que no se pueden decir mucho más elegante en japonés, por lo tanto, también se conocen como makigami (巻 紙). Sin embargo, traducido esto no significa más que un rollo de papel, ya que los makigamis … lo siento … los diagramas de carril de natación a menudo se crean en un gran rollo de papel marrón.
¿Dónde son útiles los diagramas de carril de natación?
Los mapas de proceso de la línea de natación se utilizan para flujos de información (y en menor grado también flujos de materiales) que involucran diferentes entidades separadas que son no necesariamente trabajando en una secuencia lineal. A menudo se usa para procesos administrativos como, por ejemplo, procesamiento de pedidos, desarrollo de piezas, marketing, etc.
¿Qué tipo de entidades podría haber?
La característica definitoria de los diagramas de carriles de natación es … bueno … sus carriles de natación. Cada carril representa una entidad diferente. Una entidad generalmente está asociada con una determinada función. Por lo tanto, podría ser un departamento, un subgrupo de un departamento, una oficina, personas individuales, o incluso podría ser más grande que un departamento como, por ejemplo, una planta, un sitio, el cliente o los proveedores.
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Las entidades que necesitará dependerán del problema que esté tratando de resolver. El diagrama debe incluir todas las entidades que participan en el proceso que está intentando visualizar. En mi experiencia, generalmente termino entre 4 y 12 grupos. Si hay menos, entonces el diagrama puede no estar lo suficientemente detallado. Si hay más, puede perderse en los detalles.
¿Qué flujo se muestra?
En los diagramas de carril de natación, usted sigue los procesos de un determinado trabajo o documento. Por ejemplo, si el cliente llama y hace un pedido, ¿cómo fluye este pedido a través de las diferentes entidades hasta que el cliente finalmente reciba su parte?
Esto incluye principalmente flujos de información. ¿Qué grupo da qué información a qué otro grupo? Si el representante del cliente envía una solicitud a Desarrollo, este sería un flujo de información. Los diagramas de carril de natación también pueden incluir un flujo de material. Si bien esto es común, en mi experiencia, el flujo de material suele ser solo una parte menor de los flujos.
¿Qué pasa con la secuencia no lineal?
En el mapeo de flujo de valor, el flujo de material suele ser altamente lineal. Las áreas administrativas, por otro lado, son mucho menos lineales. Aquí es donde el diagrama del carril de natación es útil. En este diagrama, no hay problema para los flujos a dividir y fusionar de nuevo más tarde. Por ejemplo, la oficina de facturación puede trabajar en el mismo proyecto al mismo tiempo que Desarrollo.
Del mismo modo, la información también puede ir en círculos (lo cual es inusual para los mapas de flujo de valor). Por ejemplo, Compras podría descubrir que no obtuvieron suficiente información del Desarrollo y, por lo tanto, llama al Desarrollo para obtener más información o envía el documento nuevamente al desarrollo. Potencialmente, un documento o un trabajo podría circular en círculos varias veces.
Cómo hacer un diagrama de carril de natación
¿Quién debería hacerlo?
Puede hacer un diagrama de carril de natación por su cuenta o en equipo. Si trabaja en un equipo, puede obtener más información. Trate de incluir personas de las áreas que está viendo. Un buen tamaño de equipo sería de 3 a 4 personas.
¿Hacerlo en papel?
Para casi cualquier tipo de diagrama, prefiero trabajar en papel. Es más fácil, más rápido y puede ser una experiencia interactiva si trabajas en equipo. Idealmente, usted tiene un tablón grande sobre ruedas y papel de embalaje marrón. Si el tablero tiene ruedas, entonces puede moverlo mientras observa el sistema. Uso papel de embalaje marrón porque es más barato, pero si prefieres / tienes un buen papel blanco, eso también funciona. El color realmente no hace mucha diferencia.
Para hacer tal diagrama de carriles, recomiendo no usar un bolígrafo o marcador. Esto será confuso más adelante si agrega todos los flujos de información. Más bien, recomiendo doblar el papel marrón cada 10 o 15 cm (4 a 6 pulgadas). Estos pliegues se muestran lo suficientemente bien como para indicar carriles, pero no se pueden confundir con flechas de flujo más adelante.
Para los diferentes pasos en los carriles, puede usar tarjetas simples de tablón de anuncios. Las flechas de flujo de conexión se dibujan directamente en el papel marrón utilizando cualquier tipo de marcador de rotafolio. Otra posibilidad es hacerlo en una pizarra con notas adhesivas y un marcador, lo que también facilita la reorganización.
¿Es digital?
Los diagramas de proceso de la línea de natación también se pueden producir fácilmente digitalmente y se incluyen en muchos productos de diagrama de flujo. Por ejemplo, en Microsoft Visio, busque el término «bandas funcionales». Sin embargo, prefiero el papel sobre la computadora. Por un lado, cuesta tiempo. Todo el esfuerzo necesario para manejar el software le quita el poder cerebral a la comprensión real del problema. Su cerebro buscará buenas formas de dibujarlo, en lugar de buscar problemas y formas de mejorarlo. ¡No subestimes este tipo de fuga de cerebros!
Además, si trabaja en un grupo, es mucho más difícil interactuar al crear un documento de computadora.
La ventaja de lo digital es, por supuesto, que se ve mejor y es más fácil de imprimir, enviar por correo electrónico o compartir. Por lo tanto, puede impresionar a muchas más personas que no necesitan ni entienden estos diagramas.
¿Horizontal o vertical?
Puede hacer estos diagramas con carriles horizontales o carriles verticales. Cuando estoy trabajando con papel, generalmente elijo carriles horizontales, ya que es más fácil hacer un diagrama más grande al colocar varios tableros de alfileres uno al lado del otro. Si tengo que usar una computadora, voy por carriles verticales, ya que es más fácil desplazarse hacia arriba y hacia abajo. Ambos trabajan; use lo que mejor se adapte a su problema.
¡Hazlo donde sucede!
Probablemente lo más importante es generar el diagrama en estrecha interacción con las personas que realizan las tareas en el diagrama. Idealmente, puede caminar por las diferentes oficinas y entrevistar a las personas u observarlas haciendo su trabajo.
Al entrevistar, tenga en cuenta que las personas generalmente le dicen cómo debería ser (porque eso es todo lo que generalmente se les pide). Sin embargo, queremos saber cómo De Verdad ¡es! Por lo tanto, con cada persona con la que hable, busque algo que no vaya según lo planeado, donde la información estaba incompleta o donde la información es simplemente incorrecta. ¡Intenta incorporar esto en tu mapa de flujo de valor tanto como sea posible! ¡Ahí es donde está el valor de una tabla de carriles de natación!
¿Donde debería empezar?
En el mapeo de flujo de valor, el mantra comienza en el lado del cliente (vea mi publicación completa sobre Mapeo de flujo de valor: por qué comenzar en el lado del cliente). Sin embargo, para los diagramas de flujo del carril de natación, en mi opinión, cualquier dirección está bien. En realidad, dado que la información suele ir en bucles, necesitaría ambas direcciones, o al menos preguntar en cada parada para comprender ambas direcciones.
¿Qué va en el diagrama?
Primero, etiquetaría los carriles con las oficinas que sé que serán parte del diagrama. Mantenga algunos carriles libres para funciones adicionales que encontrará más adelante. Luego agregaría el proceso de inicio dibujando un cuadro y escribiendo la acción dentro del cuadro. Esto podría ser, por ejemplo, que el cliente llame y haga un pedido. A partir de ahí, solo sigo el flujo de información y material y agrego más cuadros. Estas cajas están conectadas con flechas simples.
Tenga en cuenta que los flujos pueden dividirse, fusionarse y repetirse. Para los flujos de información normales como deberían ser, simplemente uso una flecha de línea recta normal. Para las recursiones y los flujos de información no estándar, utilizo líneas discontinuas o un bolígrafo rojo para indicar que este flujo no es como debería ser. Esto lo ayudará a comprender dónde se produce el desperdicio.
También uso formas de estrellas para observar problemas que observo y nubes de burbujas para ideas de mejora. Si su diagrama tiene solo algunos de esos, entonces está haciendo algo mal. Los míos suelen estar bastante llenos de estos artículos. De hecho, ¡Estas ideas de problemas y mejoras serán el mayor beneficio que obtendrá de un makigami! Para un efecto adicional, también puede usar Post-it de colores para problemas (rojo) o ideas (verde).
Siéntase libre de adaptar y ajustar el estilo para satisfacer sus necesidades. Por ejemplo, si desea utilizar una forma de diamante para tomar decisiones, hágalo. Los símbolos para los diagramas de carril de natación están incluso menos estandarizados que los de los flujos de valor.
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Gizmos y Gadgets para evitar!
Hay más cosas que puede hacer con un diagrama de carril de natación. Sin embargo, solo porque tú lata no significa que debería! Por ejemplo, en el mapeo de flujo de valor, algunas personas dibujan una línea arriba y abajo debajo de todo el mapa para mostrar el tiempo de valor agregado y el tiempo sin valor agregado. Ni siquiera me gusta esto para los mapas de flujo de valor (ver mi publicación), y es aún menos útil para los diagramas de carril de natación. Debido a los bucles y al contenido de trabajo muy diferente entre los diferentes trabajos, probablemente será difícil obtener datos significativos. Por ejemplo, si maneja los pedidos entrantes, tendrá algunos clientes que son muy sencillos y otros que nunca desearía pedir.
Del mismo modo, algunas personas le dirán que agregue todos los datos y tiempos de ciclo al diagrama. ¡No lo hagas a menos que realmente lo necesites! Especialmente con los procesos generalmente poco estandarizados que a menudo se encuentran en los diagramas de carriles de natación, estos tiempos tienen una gran variación y probablemente son casi inútiles.
Estado actual y futuro
Al igual que con los mapas de flujo de valor, debe comenzar con un estado actual. Esto solo puede brindarle suficientes potenciales de mejora para mantenerlo ocupado durante semanas.
También puede hacer un estado futuro para un diagrama de carril de natación, pero de nuevo: hágalo solo si le ayuda. Si no planea renovar el flujo pero solo mejora los problemas actuales, probablemente no necesite un estado futuro.
Resumen
Por lo tanto, un diagrama de carril de nado es útil para los flujos de información no lineal en múltiples departamentos o grupos. Puede ayudarlo a ver problemas, pero es solo una herramienta para verlos, no para solucionarlos. El verdadero trabajo viene después para mejorar todos los pequeños detalles y problemas que encontraste. Sin embargo, aplicado en la situación correcta y al problema correcto, lo ayudará a organizar sus procesos . Por lo tanto, ¡Sal y organiza tu industria!
